Laatst bijgewerkt: 4 oktober 2026

TrooPal is een gedeelde agenda-app voor vriendengroepen, zowel zelfstandigen als mensen met een gezin. Dit privacybeleid legt uit welke gegevens TrooPal verwerkt, waarvoor, en hoe je contact kunt opnemen met vragen of verzoeken. Zie ook de gebruiksvoorwaarden voor de overige afspraken rond het gebruik van TrooPal.

Wie is verantwoordelijk?

TrooPal is een kleinschalig, persoonlijk project van Yoeri Sweep. Voor vragen over dit privacybeleid of je gegevens kun je mailen naar info@troopal.com.

Welke gegevens verwerkt TrooPal?

• Google-accountgegevens: bij het inloggen ontvangt TrooPal je naam, e-mailadres en profielfoto van Google.
• Apple-accountgegevens: log je in met Apple, dan ontvangt TrooPal je naam en e-mailadres van Apple. Kies je bij Apple voor "Verberg mijn e-mail", dan ontvangt TrooPal een doorstuuradres van Apple in plaats van je echte adres.
• Inloggen via e-mail (magic link): je kunt in plaats van met Google ook inloggen met alleen je e-mailadres. TrooPal stuurt daarvoor een eenmalige inloglink naar dat adres. Er wordt geen wachtwoord opgeslagen; het e-mailadres zelf is dezelfde soort gegevens als bij Google-inloggen hierboven. Het versturen van die e-mail zelf gebeurt via een externe e-mailprovider (Resend), die daarvoor uitsluitend je e-mailadres en de inloglink te zien krijgt.
• Gezinsgegevens die je zelf invoert: gezinsnaam, namen en (optioneel) geboortedatum/geslacht van gezinsleden.
• Telefoonnummer (optioneel): je hoeft geen telefoonnummer op te geven. Doe je dat wel, dan is het zichtbaar voor je Pals, zodat zij je bij een activiteit die jij organiseert via WhatsApp een bericht kunnen sturen. Je kunt het altijd weer weghalen via Profiel → Account.
• Activiteiten die je aanmaakt of waar je bij aanhaakt: titel, locatie, tijdstip en wie er van je vrienden/gezin bij is.
• Google Agenda-toegang (alleen als je dit zelf aanzet): als je synchronisatie met Google Agenda inschakelt, mag TrooPal activiteiten toevoegen aan en verwijderen uit een door jou gekozen Google-agenda, en de lijst van je agenda's opvragen zodat je kunt kiezen in welke agenda dit gebeurt.
• Abonneren op een andere agenda-app (alleen als je dit zelf aanzet): in Profiel kun je een persoonlijke, geheime link aanmaken waarmee je je TrooPal-activiteiten (titel, tijdstip, locatie) als alleen-lezen abonnement kunt tonen in bijv. Apple Agenda of Outlook. Wie deze link kent, kan de inhoud ervan zien, behandel hem daarom als een wachtwoord; je kunt de link op elk moment intrekken en vervangen in Profiel.
• Locatiezoekopdrachten: als je bij het aanmaken van een activiteit een locatie intypt, stuurt TrooPal die zoektekst naar de Google Places API om klikbare plaatssuggesties te tonen. Kies je een echte suggestie, dan wordt ook de bijbehorende naam, adres en coördinaten van die plek opgeslagen bij de activiteit, zodat "Open in Maps" naar de juiste plek linkt. Hetzelfde geldt voor het zoekveld "Zoek je zaak op Google Maps" op het aanmeldformulier voor organisaties: de zoektekst en je IP-adres gaan naar Google, en bij een gekozen plek bewaren we naam, adres, coördinaten en het Google-plaats-ID bij je aanmelding.
• Wie je hebt uitgenodigd: als iemand zich voor het eerst aanmeldt via een link die jij hebt aangemaakt (Pal-, gezins- of activiteit-uitnodiging), onthoudt TrooPal dat dit nieuwe account via jou is binnengekomen, en toont het jou een simpel aantal ("X mensen naar TrooPal gebracht") in je profiel. Dit wordt uitsluitend intern gebruikt en niet gedeeld met derden, en blijft bewaard zolang beide accounts bestaan.
• Profiel-, gezins- en activiteitfoto's (alleen als je zelf een foto uploadt): een profiel- of gezinsfoto blijft bewaard totdat je deze vervangt of je account/gezin verwijdert. Een foto bij een activiteit is bewust tijdelijk: die wordt 7 dagen na uploaden automatisch en definitief verwijderd, ongeacht of iemand deze heeft gedownload.
• Vragen aan de chatbot ("Vraag het de app" in Profiel): je vraag en het gegeven antwoord worden bewaard zodat we kunnen zien welke vragen vaak terugkomen en de app daarop kunnen verbeteren. De chatbot beantwoordt alleen vragen over het gebruik van TrooPal en stuurt je vraag door naar Google's Gemini-API om een antwoord te genereren.
• Zoeken in je eigen woorden (Verras me): typ je in "Verras me" een zin om te zoeken, dan wordt die zin naar Google's Gemini-API gestuurd om er keuzes uit te halen (soort activiteit, met wie, sfeer, aantal personen, budget en moment). De zin zelf wordt door TrooPal niet bewaard.
• Soort automatisch invullen (organisaties): vult een organisatie een Evenement of uitje in, dan worden de titel en de omschrijving naar Google's Gemini-API gestuurd om er de best passende soorten uit te halen. Alleen die twee teksten worden doorgestuurd, TrooPal bewaart ze daarvoor niet apart en logt ze niet.
• Ideeën, feedback en rapportages die je zelf indient: gebruik je "Ideeën & feedback" of rapporteer je een reactie, foto of activiteit, dan worden je bericht (en, bij een rapportage, de reden en een kopie van de gerapporteerde inhoud op dat moment) bewaard zodat we dit kunnen bekijken en behandelen. Deze meldingen zijn alleen zichtbaar voor ons, nooit voor andere gebruikers.
• Evenementen van organisaties: organisaties (bijv. een kroeg of vereniging) kunnen via een eigen, door ons goedgekeurd account Evenementen plaatsen. Haak je aan bij een Evenement, dan ziet de organisatie nooit wie je bent: die ziet alleen aantallen (aanhakers, views, bereik, klikken op de link) en, als de organisatie dat aanzet, de afgeronde gemiddelde leeftijd en de verdeling man/vrouw van alle aanhakers samen, pas vanaf 10 respectievelijk 20 aanhakers. TrooPal houdt per Evenement daarnaast een optelling bij van het aantal aanhakers per leeftijdsgroep (zonder te registreren wie), om later te kunnen zien voor welke leeftijden een soort Evenement populair is; de organisatie krijgt die verdeling niet te zien. Heeft een organisatie een verplichte leeftijd ingesteld, dan gebruikt TrooPal je geboortedatum (en bij "Gezin" in Verras me ook die van de kinderen in je gezin) om te bepalen of je je mag aanmelden en om Evenementen en uitjes te verbergen; de organisatie krijgt je leeftijd nooit te zien. Deel je een Evenement met een link, dan telt TrooPal alleen aantallen: hoe vaak het is gedeeld, hoe vaak de gedeelde link is geopend, hoeveel aanhakers via die link kwamen en hoeveel Pals zijn uitgenodigd. Per persoon onthoudt TrooPal daarvoor alleen of je dat Evenement die dag hebt gedeeld en of je het via een gedeelde link opende, zodat niemand dubbel meetelt; de organisatie ziet nooit wie dat is. Je Pals kunnen zien dat je gaat, tenzij je bij "Wie mag niet zien dat ik ga?" aangeeft wie dat niet mag. Verder bewaart TrooPal welke Evenementen je bewaart of wegklikt, welke organisaties je volgt, welke Pal je voor een Evenement uitnodigde, je keuze wie je mag uitnodigen voor Evenementen, en de plaats die je zelf kiest om Evenementen in de buurt te zien (TrooPal volgt nooit doorlopend je locatie; alleen als je zelf op "Gebruik mijn huidige locatie" tikt en daarvoor toestemming geeft, vraagt de app eenmalig je globale locatie op en stuurt die coördinaten naar Google om de plaatsnaam te bepalen, alleen die plaats wordt bewaard). Voor de kaartweergave laadt de app kaarten van Google Maps. Voor de zoekfunctie binnen Evenementen wordt van elk gepubliceerd Evenement uitsluitend de titel, organisatienaam, plaats en datum doorgegeven aan een externe zoekdienst (Algolia), en van elke actieve organisatie de naam, categorie, plaats en het logo (publieke gegevens), nooit wie er aanhaakt of andere persoonsgegevens.
• Organisatie-accounts: meld je een organisatie aan, dan bewaren we de gegevens die je invult (naam, soort, plaats, adres, website, een openbare vindplaats, telefoonnummer, de naam en functie van een contactpersoon, een KvK-nummer en toelichting) en je e-mailadres, om de aanmelding te beoordelen en contact met je te houden. Contactgegevens van een organisatie zijn alleen zichtbaar voor de beheerders van die organisatie en voor ons.
• Meldingen: gebeurtenissen die voor jou relevant zijn (bijv. iemand haakt aan bij jouw activiteit, een reactie of @-vermelding, een nieuwe Pal-koppeling) worden altijd opgeslagen in een meldingenlijst die je zelf in de app bekijkt (het belletje bovenaan de agenda), ongeacht je instellingen voor pushmeldingen. Die instellingen bepalen alleen of er daarnaast ook een melding naar je telefoon wordt gestuurd. Een melding wordt na 14 dagen automatisch verwijderd.
• Uitjes en gesponsorde aanbiedingen: organisaties kunnen uitjes en gesponsorde plekken aanbieden, bijvoorbeeld bovenaan je dagagenda en in "Verras me". Om te bepalen welk aanbod jou getoond wordt en om adverteerders correct af te rekenen, bewaart TrooPal per dag welk aanbod jou is getoond, geopend, aangeklikt of weggeklikt (een weggeklikt aanbod blijft een paar dagen weg) en welke gesponsorde plekken jij die dag in welke volgorde ziet. De organisatie krijgt alleen aantallen en ziet nooit wie je bent. Deze gegevens worden na maximaal 3 dagen automatisch verwijderd en verdwijnen ook direct als je je account verwijdert. Heb je geen regio ingesteld, dan gebruikt TrooPal om aanbod in de buurt te kiezen de locatie van je eerstvolgende activiteit of aangehaakte Evenement waar een locatie bij staat; die locatie wordt daarvoor niet apart opgeslagen. Een uitnodiging voor een Evenement kan een persoonlijk bericht bevatten dat je zelf typt: dit bericht wordt opgeslagen en is zichtbaar voor de Pal die je uitnodigt.
• Aanbevelingen op jouw interesses (alleen vanaf 18 jaar): staat dit aan, dan laat TrooPal gesponsorde kaarten beter aansluiten bij wat jij leuk vindt. Het aantal gesponsorde kaarten blijft gelijk; alleen welke kaarten je ziet, past zich aan. Daarvoor bewaart TrooPal per soort uitje of Evenement (bijvoorbeeld sport of cultuur) een paar getallen: hoe vaak je Evenementen en uitjes opent, aanhaakt of doorklikt, hoe vaak een gesponsorde kaart van die soort aan je is getoond en hoe vaak je er een wegklikt. Oudere waarden tellen steeds minder mee (ze halveren elke 30 dagen). Dit zijn alleen getallen, geen lijst van wat je hebt gedaan, en ze worden uitsluitend gebruikt om te bepalen welke gesponsorde kaarten je ziet. Ze worden niet gedeeld met organisaties of andere partijen: organisaties krijgen alleen totalen van alle gebruikers samen, nooit gegevens per persoon. Er wordt niets bewaard voordat je de melding hebt gezien, en nooit voor gebruikers onder de 18. Dit gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang om gesponsorde kaarten relevanter te maken (of, als wij je er vooraf om vragen, op basis van jouw toestemming). Je kunt dit altijd uitzetten onder Profiel, Privacy & zichtbaarheid. Zet je het uit, of wis je wat TrooPal heeft geleerd, dan worden de getallen direct verwijderd. Ze worden ook verwijderd als je je account verwijdert.

Gegevens van kinderen

Een kind heeft in TrooPal nooit een eigen account of inlog. Een kind is uitsluitend een profiel binnen het gezin van een ouder, aangemaakt en beheerd door die ouder. Alleen een ouder of wettelijk vertegenwoordiger (met ouderlijk gezag of voogdij, Boek 1 Burgerlijk Wetboek) mag gegevens van een kind invoeren; bij het toevoegen van een kind bevestig je dit expliciet met een aparte checkbox.

De AVG-regel dat een kind vanaf 16 jaar zelf toestemming kan geven voor een dienst (art. 8 AVG) is hier niet van toepassing: die regel gaat over een dienst die rechtstreeks aan het kind zelf wordt aangeboden, waarbij het kind zelf inlogt en zelf toestemming geeft. Een kind gebruikt TrooPal nooit zelf: de verwerking van zijn/haar gegevens gebeurt onder verantwoordelijkheid van de ouder die ze invoert.

Waarvoor gebruikt TrooPal deze gegevens?

Uitsluitend om de functionaliteit van de app te leveren: het tonen van een gedeelde agenda aan gekoppelde vrienden/gezinnen, en het (optioneel) synchroniseren van activiteiten naar jouw eigen Google Agenda. TrooPal toont geen advertenties en gebruikt je gegevens niet voor marketingdoeleinden.

Gebruik van Google-gebruikersgegevens

TrooPals gebruik en overdracht van informatie die is ontvangen via Google API's voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de vereisten voor Limited Use. Google Agenda-toegang wordt uitsluitend gebruikt om, op jouw eigen verzoek, activiteiten toe te voegen aan of te verwijderen uit een door jou gekozen agenda, nooit voor iets anders.

Waar worden gegevens opgeslagen?

Alle gegevens worden opgeslagen bij Firebase/Google Cloud. Er is geen aparte eigen server; TrooPal praat rechtstreeks met Firebase. De Firestore-database (accountgegevens, activiteiten, reacties, enz.) staat op een EU-locatie, net als de servers die deze gegevens in de app verwerken (bijvoorbeeld voor meldingen). Geüploade foto's (profiel-, gezins- en activiteitfoto's) staan op een Amerikaanse locatie van dezelfde Google Cloud-infrastructuur. Google is aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework, de door de Europese Commissie erkende grondslag voor het opslaan van Europese persoonsgegevens in de Verenigde Staten; dat biedt hetzelfde beschermingsniveau als binnen de EU.

Hoe worden je gegevens beveiligd?

Al het verkeer tussen de app en de servers van TrooPal (Firebase/Google Cloud) is versleuteld met TLS, zowel tijdens het versturen als in rust op de servers zelf. Inloggen verloopt via Firebase Authentication, Google's eigen, beveiligde inlogplatform: TrooPal slaat zelf nooit een wachtwoord op.

Toegang tot je gegevens is technisch afgedwongen via beveiligingsregels op de database en de bestandsopslag: een gebruiker kan uitsluitend zijn/haar eigen gegevens en de gegevens van gekoppelde vrienden en gezinsleden inzien of wijzigen, nooit die van een andere, niet-gekoppelde gebruiker. Aan de beheerkant heeft alleen de eigenaar van TrooPal volledige projecttoegang; het publieke supportadres (info@troopal.com) heeft uitsluitend leesrechten, geen beheerrechten, zodat een gelekte supportmailbox nooit tot volledige toegang tot alle gegevens kan leiden.

Delen met derden

TrooPal verkoopt of deelt je gegevens niet met derden voor commerciële doeleinden. Activiteiten en gezinsgegevens zijn alleen zichtbaar voor de vrienden/gezinnen die je zelf koppelt binnen de app, volgens de privacy-instellingen die je zelf beheert.

Word je zelf lid van een Gedeelde Troop (bijv. een team of vereniging, via een link en na goedkeuring door een beheerder van die Troop), dan zien de andere leden van diezelfde Troop je naam en profielfoto en de activiteiten die daar specifiek voor die Troop gedeeld worden, ook als je met hen geen vriendschap ("Pal") binnen de app hebt. Je kunt zelf instellen of leden die geen Pal van je zijn je mogen taggen in een reactie binnen zo'n Troop, en je kunt een Troop op elk moment verlaten.

Kies je er zelf voor om een activiteit buiten TrooPal te delen (bijv. via WhatsApp), dan genereert de app een link waarvan de titel, datum/tijd en locatie van die ene activiteit zichtbaar worden voor wie die link ontvangt of aanklikt, ook als die persoon nog geen (verbonden) TrooPal-gebruiker is. Dat is een bewuste keuze van de organisator zelf, niet iets wat automatisch gebeurt. Wie zo'n link opent, kan zich optioneel direct via een webpagina met Google aanmelden; die pagina vraagt daarvoor dezelfde, gewone Google-inloggegevens als de app zelf.

Stel je een vraag aan de chatbot ("Vraag het de app" in Profiel), dan wordt de tekst van die vraag doorgestuurd naar Google's Gemini-API om een antwoord te genereren. Er wordt geen andere accountinformatie meegestuurd dan de vraag zelf.

Log je in met een magic link (e-mailadres, geen Google-account), dan wordt het versturen van die e-mail uitgevoerd door Resend, een e-mailplatform gevestigd in de Verenigde Staten. Resend ontvangt daarvoor uitsluitend je e-mailadres en de inloglink zelf, en is net als Google aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework.

De zoekfunctie voor Evenementen loopt via Algolia, waarvan de gegevens (net als de Firestore-database hierboven) op EU-servers staan. Algolia ontvangt daarvoor uitsluitend de titel, organisatienaam, plaats en datum van gepubliceerde Evenementen, nooit gegevens over wie er aanhaakt of andere persoonsgegevens. Voor de "Verras me"-functie ontvangt Algolia daarnaast een melding zodra je een Evenement bekijkt of je erbij aanhaakt, samen met een willekeurig gegenereerd, nooit aan je account gekoppeld toestelkenmerk (geen naam, e-mailadres of andere identificeerbare gegevens). Hiermee berekent Algolia welke Evenementen populair zijn, zodat "Verras me" daar rekening mee kan houden.

Rechten van betrokkenen

Je hebt onder de AVG altijd het recht op inzage in je gegevens, rectificatie van onjuiste gegevens, verwijdering ("recht op vergetelheid"), overdraagbaarheid van je gegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen een verwerking. Je kunt deze rechten uitoefenen via info@troopal.com. Voor verwijdering kan dat ook direct zelf in de app via Profiel → "Account verwijderen", of via het aanvraagformulier als je niet (meer) kunt inloggen (zie hieronder).

Ben je het niet eens met hoe TrooPal met je gegevens omgaat, dan kun je ook altijd een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bewaartermijn en verwijderen

Gegevens blijven bewaard zolang je account bestaat. Via Profiel → "Account verwijderen" verwijder je jezelf: direct en volledig. Je naam/gezin/vriendschappen verdwijnen dan meteen overal uit de app (vrienden zien je niet meer, je aanwezigheid bij activiteiten verdwijnt, je reacties worden geanonimiseerd tot "Verwijderde gebruiker"), en je account + inloggegevens worden meteen definitief gewist. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Kun of wil je niet meer inloggen in de app? Dan kun je via een apart aanvraagformulier hetzelfde verzoek indienen met je e-mailadres. Je ontvangt dan eerst een verificatiecode per e-mail, zodat niemand anders namens jou een verwijdering kan aanvragen; zodra je die code invult, wordt je account direct en automatisch verwijderd, op dezelfde manier als hierboven beschreven. Mail je in plaats daarvan naar info@troopal.com, dan wordt dat verzoek na een korte handmatige controle verwerkt.

Om te voorkomen dat iemand simpelweg zijn/haar account verwijdert en meteen opnieuw aanmaakt (bijv. om een eerdere beperking te omzeilen), en om je bij een nieuw account met hetzelfde adres eenmalig welkom terug te kunnen heten, bewaart TrooPal na verwijdering nog maximaal 2 jaar een minimaal merkteken (uitsluitend je e-mailadres en de verwijderdatum, geen andere gegevens).

Cookies

TrooPal gebruikt alleen technische cookies die nodig zijn om de website te laten werken. Er zijn geen advertentie- of volgcookies en TrooPal deelt geen cookiegegevens met derden.

• troopal_lang: onthoudt je taalkeuze (Nederlands of Engels), maximaal 1 jaar.
• __session: voorkomt dat dezelfde bezoeker een QR-code van een Evenement of uitje meerdere keren op één dag meetelt in de statistieken van de organisatie, maximaal 1 dag. Het bevat alleen de codes van de pagina's die je opende, geen naam of ander persoonsgegeven.

Omdat deze cookies strikt noodzakelijk zijn voor het gevraagde gebruik van de website, is geen toestemmingsmelding nodig. In de app zelf worden geen cookies gebruikt.

Wijzigingen

Dit privacybeleid kan worden bijgewerkt naarmate TrooPal zich ontwikkelt. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer dit voor het laatst is gebeurd.

Last updated: October 4, 2026

TrooPal is a shared calendar app for groups of friends, both people without children and people with a family. This privacy policy explains what data TrooPal processes, why, and how you can contact us with questions or requests. See also the terms of use for the other agreements around using TrooPal.

Who is responsible?

TrooPal is a small-scale, personal project by Yoeri Sweep. For questions about this privacy policy or your data, you can email info@troopal.com.

What data does TrooPal process?

• Google account data: when you sign in, TrooPal receives your name, email address, and profile photo from Google.
• Apple account data: if you sign in with Apple, TrooPal receives your name and email address from Apple. If you choose "Hide My Email" at Apple, TrooPal receives a relay address from Apple instead of your real address.
• Signing in by email (magic link): instead of Google, you can also sign in with just your email address. TrooPal then sends a one-time sign-in link to that address. No password is stored; the email address itself is the same kind of data as with Google sign-in above. Sending that email is done via an external email provider (Resend), which for that purpose only sees your email address and the sign-in link.
• Family data you enter yourself: family name, names and (optionally) date of birth/gender of family members.
• Phone number (optional): you do not have to provide a phone number. If you do, it is visible to your Pals, so they can message you via WhatsApp about an activity you organize. You can always remove it again via Profile → Account.
• Activities you create or join: title, location, time, and which of your friends/family are involved.
• Google Calendar access (only if you turn this on yourself): if you enable synchronization with Google Calendar, TrooPal may add activities to and remove them from a Google calendar you choose, and retrieve the list of your calendars so you can pick which one this happens in.
• Subscribing to another calendar app (only if you turn this on yourself): in Profile you can create a personal, secret link that shows your TrooPal activities (title, time, location) as a read-only subscription in, for example, Apple Calendar or Outlook. Anyone who knows this link can see its contents, so treat it like a password; you can revoke and replace the link at any time in Profile.
• Location searches: if you type a location while creating an activity, TrooPal sends that search text to the Google Places API to show clickable place suggestions. If you choose a real suggestion, the associated name, address, and coordinates of that place are also stored with the activity, so "Open in Maps" links to the right place. The same applies to the "Find your place on Google Maps" field on the organization registration form: the search text and your IP address go to Google, and for a chosen place we store its name, address, coordinates and Google place ID with your application.
• Who you've invited: when someone signs up for the first time via a link you created (a Pal, family, or activity invitation), TrooPal remembers that this new account came in through you, and shows you a simple count ("X people brought to TrooPal") in your profile. This is used internally only and never shared with third parties, and is kept for as long as both accounts exist.
• Profile, family, and activity photos (only if you upload one yourself): a profile or family photo is kept until you replace it or delete your account/family. A photo on an activity is deliberately temporary: it is automatically and permanently deleted 7 days after uploading, regardless of whether anyone has downloaded it.
• Questions to the chatbot ("Ask the app" in Profile): your question and the answer given are stored so we can see which questions come up often and improve the app accordingly. The chatbot only answers questions about using TrooPal and forwards your question to Google's Gemini API to generate an answer.
• Searching in your own words (Surprise me): if you type a sentence in "Surprise me" to search, that sentence is sent to Google's Gemini API to turn it into choices (type of activity, with whom, mood, number of people, budget and moment). TrooPal does not store the sentence itself.
• Filling in the kind automatically (organizations): if an organization fills in an Event or outing, the title and the description are sent to Google's Gemini API to pick the best matching kinds. Only those two texts are sent; TrooPal does not store them separately for this and does not log them.
• Ideas, feedback, and reports you submit yourself: if you use "Ideas & feedback" or report a comment, photo, or activity, your message (and, for a report, the reason and a copy of the reported content at that moment) is stored so we can review and handle it. These messages are only visible to us, never to other users.
• Events from organizations: organizations (e.g. a bar or club) can post Events through their own account, approved by us. If you join an Event, the organization never sees who you are: it only sees numbers (attendees, views, reach, clicks on the link) and, if the organization turns this on, the rounded average age and the gender split of all attendees together, only from 10 and 20 attendees respectively. TrooPal also keeps a tally per Event of the number of attendees per age group (without recording who), to be able to see later which ages a kind of Event is popular with; the organization does not get to see this breakdown. If an organization has set a required age, TrooPal uses your date of birth (and, with "Family" in Surprise me, that of the children in your family) to determine whether you may sign up and to hide Events and outings; the organization never sees your age. Your Pals can see that you're going, unless you indicate who may not under "Who may not see that I'm going?". TrooPal also stores which Events you save or dismiss, which organizations you follow, which Pal invited you to an Event, your choice of who may invite you to Events, and the place you choose yourself to see Events nearby (TrooPal never tracks your location continuously; only when you tap "Use my current location" yourself and grant permission does the app request your approximate location once and send those coordinates to Google to look up the place name, and only that place is stored). For the map view the app loads maps from Google Maps. For the Events search function, only the title, organization name, place, and date of each published Event, and the name, category, place, and logo of each active organization (public data), are shared with an external search service (Algolia), never who joins or other personal data.
• Organization accounts: if you register an organization, we store the details you fill in (name, type, place, address, website, a public listing, phone number, the name and role of a contact person, a Chamber of Commerce number and comments) and your email address, to review the application and stay in touch. An organization's contact details are only visible to that organization's admins and to us.
• Notifications: events relevant to you (e.g. someone joins your activity, a comment or @-mention, a new Pal connection) are always stored in a notification list you view yourself in the app (the bell icon above the calendar), regardless of your push notification settings. Those settings only determine whether a notification is also sent to your phone. A notification is automatically deleted after 14 days.
• Outings and sponsored offers: organisations can offer outings and sponsored placements, for example at the top of your day agenda and in "Surprise me". To decide which offers are shown to you and to bill advertisers correctly, TrooPal stores per day which offers were shown to you, opened, clicked or dismissed (a dismissed offer stays away for a few days) and which sponsored placements you see that day in which order. The organisation only receives totals and never sees who you are. This data is automatically deleted after at most 3 days and is also removed immediately when you delete your account. If you have not set a region, TrooPal uses the location of your next activity or joined Event that has a location to pick offers nearby; that location is not stored separately for this purpose. An invitation to an Event can include a personal message that you type yourself: this message is stored and visible to the Pal you invite.
• Recommendations based on your interests (only from age 18): when this is on, TrooPal lets sponsored cards fit what you like better. The number of sponsored cards stays the same; only which cards you see adapts. To do this, TrooPal stores a few numbers per type of outing or Event (for example sports or culture): how often you open, join or click through Events and outings, how often a sponsored card of that type was shown to you and how often you dismiss one. Older values count less and less (they halve every 30 days). These are only numbers, not a list of what you did, and they are used only to decide which sponsored cards you see. They are not shared with organisations or other parties: organisations only receive totals for all users combined, never data per person. Nothing is stored before you have seen the notice, and never for users under 18. This is based on our legitimate interest in making sponsored cards more relevant (or, if we ask you first, on your consent). You can turn this off at any time under Profile, Privacy & visibility. If you turn it off, or delete what TrooPal has learned, the numbers are deleted right away. They are also deleted when you delete your account.

Children's data

A child never has their own account or login in TrooPal. A child is solely a profile within a parent's family, created and managed by that parent. Only a parent or legal representative (with parental authority or guardianship, Book 1 of the Dutch Civil Code) may enter a child's data; when adding a child, you explicitly confirm this with a separate checkbox.

The GDPR rule that a child from age 16 can give their own consent for a service (art. 8 GDPR) does not apply here: that rule concerns a service offered directly to the child, where the child signs in and gives consent themselves. A child never uses TrooPal directly: processing of their data is done under the responsibility of the parent who enters it.

What does TrooPal use this data for?

Solely to deliver the app's functionality: showing a shared calendar to connected friends/families, and (optionally) syncing activities to your own Google Calendar. TrooPal shows no ads and does not use your data for marketing purposes.

Use of Google user data

TrooPal's use and transfer of information received from Google APIs complies with the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Google Calendar access is used solely, at your own request, to add activities to or remove them from a calendar you choose, never for anything else.

Where is data stored?

All data is stored with Firebase/Google Cloud. There is no separate, own server; TrooPal talks directly to Firebase. The Firestore database (account data, activities, comments, etc.) is located in the EU, as are the servers that process this data in the app (for example for notifications). Uploaded photos (profile, family, and activity photos) are stored on a US location of the same Google Cloud infrastructure. Google is certified under the EU-US Data Privacy Framework, the European Commission-recognized basis for storing European personal data in the United States; that offers the same level of protection as within the EU.

How is your data secured?

All traffic between the app and TrooPal's servers (Firebase/Google Cloud) is encrypted with TLS, both in transit and at rest on the servers themselves. Signing in runs through Firebase Authentication, Google's own, secure sign-in platform: TrooPal itself never stores a password.

Access to your data is technically enforced through security rules on the database and file storage: a user can only view or change their own data and the data of connected friends and family members, never that of another, unconnected user. On the management side, only the owner of TrooPal has full project access; the public support address (info@troopal.com) has read-only access, no management rights, so that a leaked support mailbox can never lead to full access to all data.

Sharing with third parties

TrooPal does not sell or share your data with third parties for commercial purposes. Activities and family data are only visible to the friends/families you connect yourself within the app, according to the privacy settings you manage yourself.

If you become a member of a Shared Troop yourself (e.g. a team or club, via a link and after approval by an admin of that Troop), the other members of that same Troop see your name and profile photo and the activities specifically shared for that Troop, even if you have no friendship ("Pal") with them within the app. You can set for yourself whether members who are not your Pal may tag you in a comment within such a Troop, and you can leave a Troop at any time.

If you choose yourself to share an activity outside TrooPal (e.g. via WhatsApp), the app generates a link that makes the title, date/time, and location of that one activity visible to whoever receives or clicks that link, even if that person is not yet a (connected) TrooPal user. That is a deliberate choice by the organizer themselves, not something that happens automatically. Whoever opens such a link can optionally sign up directly via a webpage with Google; that page requests the same, ordinary Google sign-in data as the app itself.

If you ask the chatbot a question ("Ask the app" in Profile), the text of that question is forwarded to Google's Gemini API to generate an answer. No other account information is sent along besides the question itself.

If you sign in with a magic link (email address, no Google account), sending that email is carried out by Resend, an email platform based in the United States. Resend receives only your email address and the sign-in link itself for that purpose, and, like Google, is certified under the EU-US Data Privacy Framework.

The Events search function runs through Algolia, whose data (like the Firestore database above) is stored on EU servers. Algolia receives only the title, organization name, place, and date of published Events for that purpose, never who joins or other personal data. For the "Surprise me" feature, Algolia also receives a notice whenever you view an Event or join one, together with a randomly generated device identifier that is never linked to your account (no name, email address, or other identifiable data). This lets Algolia calculate which Events are popular, so "Surprise me" can take that into account.

Data subject rights

Under the GDPR you always have the right to access your data, rectification of incorrect data, erasure ("right to be forgotten"), portability of your data, and the right to object to processing. You can exercise these rights via info@troopal.com. For deletion, you can also do this directly yourself in the app via Profile → "Delete account", or via the request form if you can no longer sign in (see below).

If you disagree with how TrooPal handles your data, you can always file a complaint with the Dutch supervisory authority, the Autoriteit Persoonsgegevens.

Retention period and deletion

Data is kept for as long as your account exists. Via Profile → "Delete account" you delete yourself: immediately and completely. Your name/family/friendships then disappear at once from every part of the app (friends no longer see you, your presence at activities disappears, your comments are anonymized to "Deleted user"), and your account + sign-in data are immediately and permanently erased. This cannot be undone.

Can't or don't want to sign in to the app anymore? Then you can submit the same request with your email address via a separate request form. You will first receive a verification code by email, so no one else can request a deletion on your behalf; as soon as you enter that code, your account is deleted immediately and automatically, in the same way as described above. If you email info@troopal.com instead, that request is processed after a brief manual check.

To prevent someone from simply deleting their account and immediately creating a new one (e.g. to bypass an earlier restriction), and to be able to welcome you back once with a new account using the same address, TrooPal keeps a minimal marker after deletion for a maximum of 2 years (only your email address and the deletion date, no other data).

Cookies

TrooPal only uses technical cookies that are needed to make the website work. There are no advertising or tracking cookies and TrooPal does not share cookie data with third parties.

• troopal_lang: remembers your language choice (Dutch or English), for a maximum of 1 year.
• __session: prevents the same visitor from being counted more than once per day when scanning a QR code for an event or outing in the organization's statistics, for a maximum of 1 day. It only contains the codes of the pages you opened, no name or other personal data.

Because these cookies are strictly necessary for the use of the website you asked for, no consent notice is needed. The app itself does not use cookies.

Changes

This privacy policy may be updated as TrooPal develops. The date at the top of this page shows when this last happened.